Sesi12: Perencanaan Strategis Sistem Informasi - Bagian 2

Sesi ke-12 ini masih membahas Perencanaan Strategis SI. Dalam pertemuan kali ini, kita membahas 1) penentuan strategi SI bisnis; 2) pengelolaan portfolio aplikasi; 3) manajemen strategis SI/ TI; dan 4) strategi untuk Manajemen Informasi. Materi kuliah kali ini diambil dari buku tulisan John Ward dan Path Griffiths dengan judul “Strategic Planning for Information Systems“. Saya cek di katalog online perpustakaan Gunadarma, dan buku ini tersedia. Mahasiswa sangat disarankan untuk mendapatkan kopi dari buku ini untuk mendalami lebih lanjut mengenai topik perencanaan strategis.

Menentukan Strategi Sistem Informasi Bisnis
Dengan melakukan analisa atas proses bisnis, strategi bisnis dan peran di mana informasi dan sistem itu bermain dalam bisnis, sejumlah kebutuhan dan oportuniti yang potensial bisa diketahui. Kebutuhan dan pilihan ini adalah hasil dari tekanan bisnis, strategi bisnis, dan pengorganisasian bermacam aktifitas, sumber-sumber daya dan orang-orang dalam bisnis. Kebutuhan akan informasi baru bisa dikonversi menjadi sistem-sistem dan pengorganisasian data. Untuk bisa mencapai aplikasi yang ideal ini dan supaya bisa dikelola dengan sukses, sumber-sumber daya dan teknologi harus diadakan dan dipakai secara efektif.

Perencanaan strategis (strategic plan) harus bisa memberikan jalur migrasi (migration path) yang bisa mengatasi kelemahan-kelemahan yang ada, mengeksploitasi kekuatan dan memunculkan kebutuhan-kebutuhan baru. Strategi, didefinisikan dalam buku ini, adalah “serangkaian aksi yang terintegrasi dan diarahkan untuk meningkatkan kesejahteraan dan kekuatan perusahaan dalam jangka panjang“. Oleh sebab itu, rencana (plan) harus terintegrasi tidak hanya dalam hal informasi, sistem dan teknologi melalui kegiatan yang koheren, akan tetapi juga dalam hal perkembangan kebutuhan bisnis. “Jangka panjang” menandakan ketidakpastian, baik dalam kebutuhan bisnis dan potensi keuntungan yang bisa ditawarkan oleh beragam aplikasi dan teknologi. Satu-satunya hal yang pasti adalah perubahan! Perubahan keadaan menandakan bahwa organisasi harus mampu memberikan respons terhadap masalah dan oportuniti yang tidak terduga.

Oleh sebab itu, pendekatan strategis jangan sampai memberikan recana yang kaku, tapi dia harusnya menjadi sebuah lingkungan sistem informasi bisnis yang bisa beradaptasi begitu ada perubahan dalam lingkungan (environment).

Harus diingat bahwa perencanaan (planning) adalah proses yang continuous, dan formula kerangka kerja perencanaan strategi SI bisnis harus terus-menerus ditinjau ulang untuk menjamin bahwa portfolio yang berjalan masih tetap relevan. Begitu faktor-faktor di dalam atau di luar bisnis berubah, kesimpulan yang bisa diambil dari masing-masing langkah dalam kerangka kerja tersebut bisa saja berubah, oleh sebab itu beberapa jalur dalam proses harus ditinjau ulang untuk bisa diidentifikasi implikasinya. Adalah penting agar jangan mengulang keseluruhan proses jika terjadi perubahan dalam faktor-faktor tersebut.

Mengelola Portfolio Aplikasi
Konsep portfolio aplikasi adalah menyatukan sistem informasi potensial yang sudah ada dan sudah terencana sebelumnya dan memiliki kontribusi untuk bisnis. Memahami manajemen bisnis dan sistem untuk ke depannya dan kontribusi yang diharapkan dari bermacam sistem yang sudah ada dan untuk ke depannya adalah langkah awal dari strategi manapun.

Matrix portfolio ini berguna karena kemudahan pengkategorisasian sistem. Portfolio aplikasi yang dipakai lebih banyak dari “McFarlan Grid” yang digunakan untuk menganalisa keseluruhan kontribusi SI/TI terhadap kesuksesan bisnis. Tujuan pengklasifikasian aplikasi seperti ini adalah untuk menjamin bahwa aplikasi-aplikasi ini dikelola dengan sukses dan strategi implementasi bisa dijalankan.

Matrix dua kali dua ini adalah cara yang populer menggambarkan impilkasi dari variabel-variabel yang tidak berhubungan tapi saling berinteraksi, dan sejumlah matrix lain sehubungan dengan manajemen SI/ TI sudah dipergunakan. Akan tetapi, penyederhanaan seperangkat masalah yang kompleks memiliki keterbatasan. Model yang simpel tidak menggambarkan kompleksitas secara keseluruhan manajemen strategis SI/ TI. Akan tetapi, matrix ini memungkinkan kompleksitas itu dianalisa dan dikategorisasi untuk memungkinkan isu-isu kompleksitas itu menjadi bisa dimengerti dalam menentukan penyelesaiannya.

Pendekatan portfolio bisa memberikan pandangan yang berguna atas banyak area dan kerangka kerja yang koheren untuk semua pengelolaan sumber-sumber daya SI/ TI.

Manajemen Strategis SI/ TI

Pokok bahasan ini mencari dasar untuk strategi tertentu untuk interface antara SI/ TI tertentu dan manajemen organisasi. Strategi ini pada dasarnya membahas pencocokan dan pengintegrasian fungsi SI/ TI ke dalam organisasi bisnis, dan oleh sebab itu hal ini harus didefinisikan oleh manajemen.

Jika isu ini tidak dibahas baik pada tingkat korporasi dan pada masing-masing unit bisnis adalah tidak mungkin proses bisnis akan konsisten dengan strategi. Mempunyai strategi saja bukan kunci menuju sukses bisnis! Mengimplementasikan dan kemudian mengupdate strategi sejalan dengan kemajuan bisnis itulah kunci suksesnya.

Sampai sekarang, belum ada struktur organisasi SI/ TI yang ideal di dalam struktur bisnis. Ini mungkin tidaklah mengherankan mengingat baru datangnya SI/ TI pada bisnis dan nuansa perubahannya yang sangat cepat. Banyak manajer malah berharap supaya masalah manajemen SI/ TI itu “menghilang” saja atau kembali menjadi simpel -”manajer Data Processing” berada di bawah Finance- tapi hal ini tidak akan terjadi, dan malah harusnya dibahas dalam setiap organisasi berulang kali untuk dekade berikutnya.

Strategi untuk Manajemen Informasi

Strategi manajemen informasi dimaksudkan untuk menjamin organisasi mendapatkan nilai terbesar yang bisa didapat dari sumber informasinya, dan untuk memungkinkan manajemen yang cost effective. Setelah menentukan kebutuhan SI dari sebuah bisnis, tujuan utama dalam mengelola portfolio aplikasi, sumber informasi dan infrastruktur TI dan menyediakan layanan adalah untuk menghasilkan nilai maksimum untuk bisnis, dan memigrasikan mereka dari posisi mereka yang sekarang ke posisi yang dibutuhkan melalui serangkaian tahap-tahap yang dikelola dengan hati-hati.

Kesuksesan implementasi strategi manajemen informasi ditandai dengan tercapainya kontribusi maksimum untuk bisnis dalam jangka waktu panjang, dengan resiko dan biaya yang bisa diterima, dan dengan komitmen dari komunitas bisnis. IRM (Information Resources Management) adalah salah satu mekanisme utama yang dipakai yang diarahkan untuk mengoptimalkan nilai ini.


About this entry